sang jawara

PROSES MANAJEMEN

I. PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu perkumpulan atau organisasi, untuk mencapai suatu tujuan bersama, dibutuhkan suatu manajemen. Hal ini agar segala sesuatu yang dirumuskan untuk menjadi tujuan bersama tersebut dapat tercapai dengan sempurna. Segala sesuatu yang berhubungan dengan pencapaian tujuan tersebut akan terorganisir dengan baik.

II. PEMBAHASAN MASALAH

II.1.Definisi Proses Manajemen

Proses manajemen adalah serangkaian kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Proses manajemen terdiri dari :

1. Planing

2. Organizing

3. Actuating

4. Controlling

Untuk melaksanakan proses tersebut , sarana dan prasarana yang diperlukan antara lain:

1. Kekuasaan

2. Tujuan

3. Orientasi

4. Sumber daya

Jenis kekuasaan antara lain :

Ø Legitimasi power = formal karena posisi atau jabatan

Ø Koersif power = kekuasaan memaksa atau menghukum

Ø Reward power = kekuasaan memberi penghargaan

Ø Referensi power = kekuasaan yang timbul karena keunggulan seperti kepandaian, pengetahuan, pengalaman, kemampuan dan ketrampilan.

II.2. Macam – Macam Proses Manajemen

I. PERENCANAAN/ PLANING

Empat langkah pokok planning adalah :

1. Tetapkan tujuan

2. Rumuskan keadaan saat ini

3. Identifikasi pendukung dan penghambat tujuan

4. Kembangkan rangkaian tindakan untuk mencapai tujuan

Tipe perencanaan antara lain :

1. Strategis (jangka panjang)

2. Taktis (menengah)

3. Operasional (rendah)

Sedangkan manfaat perencanaan yaitu :

1. Mengurangi pengaruh ketidakpastian dan perubahan

2. Memfokuskan perhatian pada tujuan

3. Mendapatkan operasi yang ekonomis

4. Memudahkan pengendalian

5. Memudahkan koordinasi

6. Memudahkan pemahaman keseluruhan gambaran kerja

II. ORGANIZING

Pengorganisasian menghasilkan struktur organisasi dengan unsur :

1. Pembagian kerja

2. Anggota organisasi

3. Lingkungan tempat pelaksanaaan kerja

4. Keterkaitan antara anggota

Proses organisasi sumber daya manusia antara lain :

1. Bentuk struktur

2. Tingkat kewenangan

3. Pentang kendali

4. Staffing

5. Koordinasi

III. ACTUATING

Pelaksanaanya adalah :

1. Usaha mengatur semua anggota kelompok agar mau dan berusaha mencapai

tujuan

2. Usaha mobilitas sumber – sumber daya yang dimilki organisasi agar dapat

bergerak dalam satu kesatuan dengan merancang yang telah dibuat

Hal – hal yang diperlukan adalah :

a. Motivasi

b. Kepemimpinan

c. Komunikasi

d. Dinamika kelompok

a. Motivasi

Proses iterative antara kebutuhan dari dalam diri manusia dan dorongan untuk bertindak / berperilaku

Teori motivasi menurut moslow, ada 5 kebutuhan dasar. Yaitu :

1. Biologis

2. Keamanan

3. Social

4. Harga diri

5. Aktualisasi diri

b. Kepemimpinan

Yaitu hubungan dimana satu orang yakni pemmpin mempengarhi pihak lain untuk bekerja sama secara suka rela dalam usaha mengerjakan tugas – tugas yang berhubungan untuk mencapai hal yang diinginkan oleh pemimpin tersebut.

Ada lima kerangka dasar kekuatan :

1. Kekuatan berdasarkan paksaan

2. Kekuatan untuk member penghargaan

3. Kekuatan yang sah

4. Kekuatan karena keahlian

5. Kekuatan referensi

Kepemimpinan timbul dari sejumlah hubungan kompleks yang terdapat antara :

1. Pemimpin

2. Pihak yang dipimpin

3. Organisasi yang bersangkutan

4. Nilai nilai social dan kondisi ekonomi serta politik.

Ada berbagai macam gaya kepemimpinan yang dikemukakan oleh (Psikolog Industrial) Blake dan Mouton.

Tipe Desertur (Gaya Kepemimpinan terburuk)

Þ Kurang perhatian, baik terhadap produksi maupun terhadap manusia.

Tipe Missionaris (Gaya yang berorientasi pada manusia)

Þ Kurang sekali perhatian terhadap produksi, perhatian terbesar terhadap manusia.

Tipe Otokrat (Gaya yang berorientasi terhadap produksi)

Þ Kurang sekali perhatian terhadap manusia, perhatian terbear terhadap produksi.

Tipe Kompromis (Gaya berimbang, yang kini berlaku)

Þ Perhatian yang seimbang terhadap produksi dan manusia.

Tipe Eksketif (Gaya kepemimpinan yang paling baik)

Þ Perhatian terbesar, baik terhadap produksi maupun manusia.

Beberapa factor factor yang mempengaruhi kepemimpinan antara lain :

· Motovasi yang tinggi

· Keterlibatan

· Sifat sifat manusia yang positif.

Kualitas-kualitas yang umumnya dikehendaki dan dimiliki oleh seorang pemimpin adalah :

· Realitas

· Banyak akal

· Dapat mengambil inisiatif

· Emosional stabil

· Seorang komunikator yang terampil

· Percaya diri

· Partisifatif dalam bidang social.

Ada enam buah teori tentang kepemimpinan, antara lain :

1. Teori Keadaan (The Situation Theory)

Pada teori ini, kepemimpinan terdiri dari 4 buah variable : Pemimpin, para pengikut, organisasi dan pengaruh-pengaruh social, ekonomi, dan politik.

Pada tudi yang dilakukan Fiedler, 3 dimensi yang digunakan untuk mengukur efektivitas pemimpin,

· Tingkat kepecayaan para pengikut terhadap pemimpin mereka

· Tingkat hingga dimana pekerjaan para pengikut bersifat rutin

· Derajat kekuatan yang inhaeren dengan posisi kepemimpinan.

2. Teori Kelakuan Pribadi (The Personal Behavior Theory)

3. Teori Supportif ( The Supportive Theory)

4. Teori Sosiologi ( The Sociological Theory)

5. Teori Psikologis ( The Psychological Theory)

6. Teori Otokratis ( The Autocratic Theory)

Kepemimpinan yang berdasarkan teori otokratis akan menekankan perintah-perintah, paksaan-paksaan dan tindakan-tindakan yang agak arbitrel pada hubungan pemimpin yang bersangkutan dengan pihak bawahan. Pemimpin cenderung memusatkan perhatian hanya pada pekerjaan.

c. Komunikasi

Berkomunikasi merupakan salah satu diantara pembantu terpenting aktivitas-aktivitas managerial. Ada lima macam tipe komunikasi managerial, yaitu :

1. Komunikasi Formal

Komunikasi formal meliputi rantai perintah organisasi formal. Untuk komunikasi formal ini bersifat resmi, jalur transmisi telah digariskan, dan format telah ditetapkan.

2. Komunikasi Informal

Komunikasi informal biasanya dinamakan pohon anggur, karena kebanyakan manager menggunakannya untuk melengkapi komunikasi formal.

3. Komunikasi Nonformal

Dapat disebabkan karena kondisi tidak sengaja dari organisasi formal yang menyebabkan terjadinya tindakan secara tidak disengaja. Komunikasi nonformal bersifat efektif, ia hamper selalu terdapat pada sebuah kelompok besar yang bekerja sama dan ia cenderung bersifat kontinyu dan permanen.

4. Komunikasi Teknis

Digunakan oleh orang-orang yang bekerja dalam bidang yang sama.

5. Komunikasi tentang prosedur dan peraturan

Dalam bidang komunikasi harus terdapat :

· Pengirim ( giver )

· Berita ( Message)

· Penerima ( receiver )

Dinamika Kelompok

Kelakuan kelompok merupakan entitas tersendiri, bukan sekedar penjumlahan dari

kelakuan kelakuan individu yang membentuk kelompok tersebut. Suatu kelompok lebih memiliki sejumlah sifat yang bersifat eksklusif.

Beberapa hal tentang kelakuan kelompok :

1. Tujuan yang menyebabkan terbentuknya kelompok, mempengaruhi tindakan-tindakan kelakuan kelompok yang bersangkutan.

2. Kelakuan kelompok yang cenderung lebih bersifat irrasional, dan lebih emosional dibandingkan dengan kelakuan individual.

3. Kelompok-kelompok tertentu yang memiliki ikatan lemah, anggota mereka masuk dan keluar

4. Pada kelompok dengan ikatan kuat, tekanan (terhadap anggota) agar anggota menerima pandangan-pandangan kelompok lebih besar dan lebih efektif dibandingkan dengan kelompok dengan ikatan lemah.

5. Secara typis, apabila timbul pertentangan paham dalam kelompok, maka para anggota tertentu akan pro dan aka nada yang kontra, tetapi mayoritas akan berpandangan kompromistis, atau jalan tengah.

6. Para ekstrimis yang tidak memiliki ikatan kuat, akan dikucilkan dari kelompok tersebut.

7. Pada umumnya dapat dikatakan bahwa anggota kelompok yang berusaha sekuat tenaga untuk mempengaruhi anggota yang lain merupakan orang yang paling cenderung menerima pandangan-pandangan pihak lain.

IV. CONTROLLING

Pengawasan yang berarti mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerja sesuai dengan rencana.

Apabila pengawasan jelas menunjukan bahwa perencanaan tersebut tidak diimplementasikan maka harus diperkembangkan sebuah rencana baru atau rencana yang dimodifikasi yaitu;

§ Prinsip Pengawasan:

Pengawasan efektif membantu usaha-usaha kita untuk mengatur pekerjaan yang direncanakan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan tersebut berlangsung sesuai dengan rencana.

§ Proses Pengawasan:

Pengawasan terdiri dari pada suatu proses yang dibentu dari tiga macam langkah yang bersifat universal yakni: jumlah kesatuan yang diproduksi, jumlah kartu yang diisi dan jumlah sampel yang dibagikan merupakan pengukuran-pengkuran yang bersifat tangible.

Contoh-contoh hasil intangible:

1. Pengembangan para eksekutif;

2. Pembentukan moril para pekerja;

3. Efektivitas komunikasi;

4. Efisiensi pembelian.

Prinsip kekecualian (Principle Of Exception)

Pengawasan dibantu oleh tindakan memusatkan perhatian dan kekecualian-kekecualian, atau penyimpangan-penyimpangan yang luar biasa, dari hasil atau standar yang diharapkan. Prinsip tersebut penting dalam bidang pengawasan. Ia menunjukan bahwa hanya kasus eksepsional memerlukan tindakan koreksi.

Mengoreksi Penyimpangan­-Penyimpangan Melalui Tindakan-Tindakan Remedial.

Apabila diketumukan Penyimpangan­-Penyimpangan penting maka tindakan-tindakan cepar dan efektif merupakan suatu keharusan. Pengawasan efektif tidak dapat mentolerir keterlambatan-keterlambatan yang tidak perlu, dialih-alih, kompromi-kompromis tanpa kahirnya atau kekecualian-kekecualian secara berlebihan.

Pengawasan Yang Ditujukan Untuk Mengantisipasi

Setiap aktivitas dapat awasi sehubungan dengan faktor:

1. Jumlah

2. Kualitas

3. Pengguna waktu

4. Biaya

Petunjuk Pokok Untuk Melaksanakan Pengawasan Secara Efektif.

Adalah berguna untuk mengenal ciri-ciri dasar pengawasan sehingga dengan demikian fungsi fundamental manajemen ini dapat digunakan secara menguntungkan.

Disamping itu perlu dingat bahwa pengawasan terjadi pada titik bidang dimana terjadi perubahan.proses pengawasan tidaklah mencakup sebuah operasi secara keseluruhan.hal tersebut menunjukkan bahwa lokasi titk-titik pengawasan harus dipilih dengan hati-hati dengan terutama memperhatikan usaha menghindari adany tekanan antara hubunganhubungan organisatoris.

Hanya menciptakan pengawasan tertentu tidaklah merupakan jaminan bahwa hal tersebut akan berhasil dengan baik. Penciptaan dan penerapan pengawasan harus memberikan cukup jaminan bahwa ia akan berhasil melaksanakan tugasnya. Ia harus bersifat praktis dan ia harus memenuhi sebuah sarana yang dikenal dan yang ditetapkan. Cirri lain adalah bahwa pengawasan harus dapat dilaksanakan (apabila perlu dipaksakan).

Sebagai dasar bagi evaluasi dan standar tersebut harus menggunakan bentuk pengukuran tertentu apabila mungkin alat pengukuran kwantitatif. Pengawasan akan berkurang efektifitasnya, apabila standar menjadi tidak eksak. Disamping itu, pengawasan diperlukan dan harus dilanjutkan selama sebuah rencana sedang diimplementasikan dan menyebabkan timbulnya aktifitas-aktifitas.

Jenis-jenis pengawasan umum tersebut adalah:

Ø Pengawasan persediaan (Inventory control)

Ø Pengawasan produksi (Production control)

Ø Pengawasan pemeliharaan (Maintenance control)

Ø Pengawasan kualitas (Quality control)

Ø Pengawasan gaji (Salary control)

Ø Pengawasan penjualan (Sales control)

Ø Pengawasan biaya (Cost control)

III. KESIMPULAN

· Proses manajemen adalah serangkaian kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

· Proses manajemen terdiri dari :

1. Planing

2. Organizing

3. Actuating

4. Controlling

· Proses manajemen dilakukan agar segala sesuatu yang dirumuskan sebagai tujuan bersama dapat dicapai dengan sempurna.